Руководитель обращается к сотруднику. Сотрудник обращается к руководству
Екатерина Бабкова
Источник: Деловая газета "Бизнес"
Согласно классическим правилам служебной дисциплины подчиненный должен обращаться к руководителю на "вы" и по имени-отчеству, как минимум. Потому что выполнять распоряжения Васи может быть сложнее, чем следовать указаниям Василия, допустим, Петровича. Однако, как показывает практика, обращение к начальству просто по имени и даже на "ты" не нарушает субординацию. Если, конечно, имеет для этого существенную причину и гармонично вписывается в корпоративную культуру.
Еще Петр I писал в одном из своих указов, что "подчиненный перед лицом начальства должен иметь вид лихой и придурковатый, дабы не смущать его разумением своим". Популярность внешней "придурковатости" в современном бизнесе значительно снизилась.
Да и "разумением" сегодня можно смутить только отдельных представителей руководящего класса, страдающих от сомнений в собственной компетенции и прочих комплексов. Но все же общий смысл царского требования до сих пор остается актуальным: к вышестоящим коллегам нужно обращаться уважительно. И самый простой способ это уважение подчеркнуть - использовать местоимение "вы", а к имени добавлять отчество.
Исключение из правил
Привычка обращаться на "вы" и по имени-отчеству к "старшим по званию" воспитывается еще в детском саду - называть воспитательницу Машей вместо Марьи Ивановны и говорить ей "ты", как собственным родителям, детям не разрешают. Дальше привычка укрепляется в школе и в институте, в общении с педагогами.
Форма "Вы + имя-отчество" представляется неким символом уважения, пусть не всегда заслуженного, но необходимого для выражения подчинения одного человека другому. То есть, по сути, для соблюдения субординации.
Однако на практике от этого символа часто отказываются. Например, многим руководителям, не достигшим лет эдак пятидесяти, кажется, что отчество прибавляет им лишние годы, а потому они не возражают против использования в обращении к ним одного только имени, а иногда и настаивают на этом.
Форма обращения к начальству по имени и на "ты" все чаще используется для создания демократичной атмосферы в коллективе. А нередко может быть и обязательным условиемсохранения хороших отношений с коллегами. "К примеру, если люди начинали вместе на одинаковых позициях и привыкли к простому обращению в общении друг с другом, но со временем один из них занял руководящий пост - в этом случае будет логично, если коллеги продолжат обращаться к нему на "ты" и по имени, невзирая на его новую должность. Очень непросто назвать Иван Иванычем вчерашнего Ваню. И в этом случае требование свежеиспеченного начальника изменить форму обращения к нему может ухудшить отношения с коллегами",- характеризует возможную ситуацию консультант по подбору персонала кадрового агентства Ольга Дементьева.
Впрочем, по мнению руководителя компании "Центр кадровых технологий - XXI век" Тахира Базарова, само по себе обращение на "ты" между руководителем и подчиненными не является нарушением субординации. "Нарушение субординации означает, что человек берет на себя больше полномочий, чем ему положено",- уточняет он.
"Соблюдение субординации означает умение отличать личное от делового. Если простая форма в обращении не мешает начальнику оставаться требовательным по отношению к своим подчиненным, а для них не становится поводом пренебрегать распоряжениями руководителя, никакого нарушения дисциплины не происходит",- соглашается Ольга Дементьева.
Разумеется, субординация требует разрешения руководителя обращаться к себе на "ты". Однако существует мнение, что и несогласованное "ты" не нарушает правил дисциплины.
Тогда, когда руководитель сам использует это местоимение по отношению к подчиненным, не являясь при этом значительно старше их. Классика жанра допускает, что общение "ты - вы" происходит при разнице в возрасте как минимум в 10 лет. При меньшей разнице - вопрос спорный.
"Согласно этике переход на "ты" должен быть взаимным. То есть если руководитель начинает обращаться к своим подчиненным на "ты", он должен понимать, что в таком случае они имеют полное право также перестать использовать обращение "вы" по отношению к нему",- говорит Тахир Базаров.
"Ты или вы - не самое принципиальное в отношениях, важно, чтобы правила игры были четко оговорены",- подводититог тренер-консультант компании KPG Training Center Светлана Иванова.
"Ты" нужно заслужить
"Лично я не требую специального обращения к себе. Мне вообще нравится обращение без отчества, как на Западе. И в целом я думаю, что простая манера обращения к начальству может способствовать сплочению руководителя с коллективом. Вредит только излишняя, неоправданная демократичность. Когда у подчиненного полностью стираются грани внутренней иерархии компании, распоряжения руководителя могут не восприниматься всерьез",- говорит глава группы компаний "Ледово" Надежда Копытина.
Для того чтобы демократичность в общении была не излишней и оправданной, обращение на "ты" должно быть заслуженным.
"В начале 1980-х годов у меня был совершенно потрясающий начальник, который говорил так: "На "ты" можно перейти только с тем подчиненным, которому ты доверяешь и которому хочешь показать, что ваши контакты носят не только деловой, но и личный характер. То есть только в том случае, когда ты хочешь ему показать свое уважение"",- рассказывает Тахир Базаров. Надежда Копытина в подтверждение такой точки зрения подчеркивает, что сама допускает обращение на "ты" только с теми сотрудниками, которые работают в компании в течение долгого времени и с которыми прочно налажено взаимопонимание.
Кроме того, стиль обращения подчиненных с начальством должен соответствовать общему стилю корпоративной культуры. "Если коллектив достаточно молодой и стиль управления компанией демократический, обращение подчиненных к руководителю на "ты" может быть существенным плюсом для работы в целом. Если же у компании более строгая стилистика руководства, простая форма обращения будет мешать",- замечает Светлана Иванова.
Упрощенный вариант "ты + имя" логично выглядит в западных и прозападных организациях даже между русскоязычными начальниками и подчиненными. И, напротив, в классической российской компании, особенно в государственной структуре, даже очень близким друг другу начальнику и подчиненному использовать местоимение "ты" лучше только наедине друг с другом. А в официальной обстановке все же придерживаться классической формы общения.
Ольга Дементьева также добавляет, что выбор формы обращения к руководителю зависит и от сферы деятельности компании. "В творческой сфере, например в рекламном агентстве, простая форма, то есть обращение на "ты" и по имени, возможна даже между людьми с большой разницей в возрасте, а в строгой структуре, допустим, в банке, такая форма неприемлема и в общении между ровесниками",- говорит она.
Без сомнений
Важно, чтобы обращение на "ты" было именно следствием демократического стиля управления или доверительных отношений между руководителем и подчиненным, а не инструментом создания подобного стиля и подобных отношений.
Один только переход на "ты" не сможет исправить ситуацию, например, улучшить взаимоотношения с подчиненными или превратить строгую по форме структуру в компанию со свободным стилем общения. Так что, не имея стопроцентной уверенности в целесообразности местоимения "ты", от его использования лучше воздержаться.
"Переход на "ты" означает сокращение дистанции между людьми и, соответственно, допускает больше небрежности в общении,- напоминает Тахир Базаров.- И если такое сокращение дистанции недопустимо или нежелательно, не стоит производить его насильно. К тому же демократия подразумевает равенство между людьми. Взаимное обращение на "вы" это равенство не отменяет".
По мнению Тахира Базарова, обращение на "вы" в принципе полезней для деловых отношений. "Попробуйте произнести содержательную речь, обращаясь к слушателям на "ты",- убедительности и эффективности в таком сообщении будет немного. И, наоборот, для контраста попробуйте поругаться, используя обращение "вы": такая ссора либо не состоится, поскольку будет "отдавать" комичностью, либо будет куда более конструктивной, чем могла бы быть при использовании "ты"",- советует он.
Существуют определенные нормы, соблюдение которых поможет лучше выстроить отношения в коллективе. Особенно это касается отношений с руководством.
Допустимые формы обращения к начальству
В зависимости от степени подчиненности, существуют различные нормы общения с руководством. В случае, если вы можете общаться с руководителем с глазу на глаз по имени, в присутствии других сотрудников не забывайте обращаться с начальником по имени отчеству в уважительной форме. Какие бы не были ваши отношения в неформальной атмосфере, на работе сохраняются формализованные нормы, требующие обязательного соблюдения.
Обращаться на «ты» с начальником можно только, если он лично попросил называть его по имени. Обычно, это правило не распространяется на новичков и вновь пришедших в компанию. Однако, во время деловых переговоров категорически запрещается показывать своих неформальных отношений с руководителем, формат таких встреч всегда строгий и официальный, даже если отношения на самом деле носят дружественный доверительный характер. Это должно оставаться сугубо личным фактором.
В офисе не допускается использование псевдонимов и ласково-уменьшительных слов. Каждый сотрудник, в том числе начальник имеет своё имя и отчество. Эквиваленты будут восприниматься как акт неуважения.
Современные компании используют практику обращения к коллегам и руководящему составу по имени, но на «Вы». Фамильярность никогда не приветствовалась в деловых кругах.
О чем необходимо спросить руководителя при поступлении на работу?
Не забывайте развивать свой интеллект и контролировать эмоциональность. Главное качество хорошего сотрудника - это исполнительность и ответственность. Постарайтесь снизить уровень проявляемой инициативы и сделать упор на дисциплину и результаты выполненных Вами заданий. Какими бы гениальными не были Ваши идеи, прислушиваться будут к сотруднику с отличной репутацией и высокими показателями работы. Выполняйте задания в установленный срок и даже раньше срока, это будет неоспоримым преимуществом в сравнении в Вашими коллегами. Даже если не успеваете, не следует паниковать и раньше времени отчаиваться. Успокойтесь, сформулируйте причины неудач и решите их эффективно. В случае, если ситуация требует, обратитесь к начальству с просьбой дать Вам дополнительное время и ресурсы на преодоление проблем. Если при выполнении работы у Вас возникают вопросы, не бойтесь подойти и спросить необходимую уточняющую информацию у начальства. Таким образом, Вы покажете, что хотите глубже понять суть вопроса и готовы на открытый двусторонний диалог для максимально точного результата.
Будьте оптимистичны и доброжелательны, общайтесь с руководящим составом серьезно, но не хмурьтесь и не показывайте своего негативного отношения к ситуации.
В коллективе обязательно присутствует определенная атмосфера. Если она носит неадекватный, агрессивный и деструктивный характер, Ваша задача абстрагироваться от общего фона поведения в офисе и сосредоточится на своей работе.
Все вышеперечисленные способы помогут не только добиться положительных тенденций в развитии отношений с руководителем, но и скажется на Вашем карьерном росте.
Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Главная задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.
Хорошо известен факт, что некоторые просьбы выполняются с удовольствием, а некоторые – через силу. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, наличие нескольких незначительных на первый взгляд слов и обращений, а результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположны: решительный отказ и безоговорочное согласие. В чем секрет?
Официальное обращение в письме
Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение – это начальная часть послания, прощание – заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой – установление и поддержание контакта с адресатом.
Иногда, еще до обращения, в тексте используется стандартная форма приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний.
Никакого «Доброго времени»
Не смотря на свою распространённость в бытовой переписке, в деловом письменном общении недопустимо использование выражения "Доброго времени суток!" Не тешьте себя иллюзией, что адресат оценит вашу смекалку и желание соответствовать "времени суток" часового пояса адресата.
Когда-то давно, когда интернет только появился, какой-то человек решил пошутить и обратился к своим читателям "Доброго времени суток!", шутка настолько всем понравилась, что ее стали использовать в качестве приветствия в электронных письмах. Шутка, повторенная дважды, становится глупостью. Не тиражируйте ее в своей деловой переписке, не выставляйте себя дешевым юмористом в самом начале общения.
Если вы не знаете, в какое время будет прочитано ваше послание, пишите просто, без затей: "Здравствуйте" и "Добрый день".
Как писать обращение в письме
После стандартного приветствия следует добавить обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.
Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.
Даже если вы находитесь в очень доверительных отношениях с деловым партнером, употребление усеченной формы имени, строго запрещено. Нельзя, писать "Добрый день, Саш" или "Привет, Ань". Что уместно в устной речи, в письменной выглядит убого и унизительно для адресата. Если вы действительно хотите подчеркнуть свои доверительные отношения и хотите вместо официальных имен "Александр" или "Анна" использовать неофициальные "Саша" или "Аня", то употребляйте их в полной форме.
Употребление неофициальных имен
Конечно, употребление неофициальных имен - достаточной редкий для деловой переписки случай. Чаще всего здесь используются полные имена или имена с отчествами. Выбор правильного варианта не всегда очевиден. Руководствоваться следуют той информацией, которую сам адресат предоставил о себе. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, из поля «From»/ «От кого» в электронных письмах или из стандартного блока с контактной информацией, которая располагается в конце текста. Например, в визитной карточке и в подписи человек, к которому мы обращаемся, указал свое имя без отчества – "Алексей Смирнов". В этом случае мы так к нему и обращаемся: "Здравствуйте, Алексей!". Если он указал свое имя "Алексей Николаевич Смирнов", то пишем "Здравствуйте, Алексей Николаевич!".
Иногда бывает так, что в поле "От кого" указано имя "Алексей Смирнов:
Subject: Поставка оборудования
Date: Mon, 15 May 2017
From: Алексей Смирнов
To: Николай Степанов
А в блоке контактной информации – "Алексей Николаевич Смирнов":
С уважением,
Алексей Николаевич Смирнов
Менеджер по работе с клиентами
ООО «Восход»
В таком случае нужно выбрать вариант с отчеством. Логика здесь такая – блок с контактной информацией адресат вашего письма продумывал заранее и составлял собственноручно, информацию в поле "От кого" мог внести машинально или даже не сам, а поручить это IT-специалисту своей фирмы. В любом случае, если вы где-нибудь – на визитке или в подписи – видите имя с отчеством, то обращайтесь по имени-отчеству.
Иногда возникают ситуации, когда нужно написать письмо человеку, имени которого вы не знаете. В таких случаях придется использовать стандартное "Здравствуйте!" или "Добрый день!" Если допускает ситуация, можно сделать это обращение более персонифицированным и назвать адресата по его принадлежности к некоему классу людей, например: "Уважаемый коллега", "подписчик", "пользователь нашего сервиса".
Читайте также:
Письмо обращение к руководителю
При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы.
Обращение располагается посредине письма и пишется с большой буквы. Оно должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова "уважаемый":
Слово "уважаемый" применительно к руководителю – предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне, т.е к VIP (very important person). Кто относится к их числу? Это члены правительства, Государственной думы, губернаторы, мэры, заслуженные деятели науки, искусства, а также известные общественные деятели. Когда вы адресуете письмо таким персонам, то вместо слова "уважаемый" следует использовать слова "глубокоуважаемый" или "высокоуважаемый".
Использование восклицательного знака
Отдельный вопрос – использовать восклицательный знак в конце обращения или нет. Если вы придаете факту написания послания к данному человеку особое значение или затрагиваемый вопрос очень важен для вас, то можно поставить восклицательный знак. В любом случае, его отсутствие не будет считаться ошибкой.
Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к целой группе – то уместно обращение "Уважаемые господа!". При написании письма к лицам одной с вами профессии и равным по должности допустимо использование формулы "Уважаемые коллеги!".
Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.
Заключительная часть письма
Не менее важной частью письма-обращения к руководителю является заключительная часть. Получение положительного отзыва на свое предложение, установление и поддержание доверительных отношений зависят не только от грамотного обращения, но и от грамотного финала. В заключительной части следует обозначить перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. В этой части уместно выразить надежду, одобрение, признательность, уверенность.
Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.
Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно следует указать вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу:
«С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
Особенно важно при постановке подписи учитывать должностное положение адресата и адресанта. Если послание адресуется генеральному директору, то подписать его должен тоже генеральный директор, в крайнем случае – его заместитель. Разумеется, что подпись должна соответствовать ее расшифровке: недопустима ситуация, когда рядом с фамилией директора ставится косая черта, а саму подпись ставит его заместитель.
Постскриптум в деловой переписке используется крайне редко. Особый случай – необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, какую-то важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен также вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.
Приложения также не являются обязательной частью письма . Если они есть, то важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.
Одна из самых неприятных вещей на работе - просить начальника о чем-либо. И вот, мы идем, скрепя сердце и сжав зубы... А почему? Потому что заранее знаем, что вряд ли нам удастся добиться своего. Потому что все знают, что начальники вредные, и только спят и видят, как бы кому-нибудь еще в чем-нибудь отказать. И они ошибаются! Просто надо знать технологию. О ней я и собираюсь рассказать - о технологии выпрашивания у начальников.
Эту технологию я поняла, когда сама была начальником. Тогда я нашла эффективный способ взаимодействия с другими начальниками (он базируется на положении о том, что начальник - тоже человек). Поэтому, как всегда, все проверено на себе.
Итак, нам нужен кондиционер в кабинет, заменить копир и внеочередной отпуск на недельку (естественно, в реальности лучше не просить все сразу, но для примера я возьму эти три разные вещи для демонстрации нюансов). Первое, что нужно сделать:
выбросить из головы слово "просить". Вместо него поместить туда слово "предлагать".
Как ни странно, но это самый важный шаг. Не выполните его - остальные можно даже не пытаться. Объясняется это очень просто. Дело в том, что у любого начальника очень много просителей. Все к нему приходят с утра до вечера и чего-то просят (будто он кому-то что-то должен вообще). И ведь, как просят - нудят-нудят-нудят... Одна головная боль, короче. Нет бы, кто-нибудь пришел и что-то путное предложил: как работу ускорить, результат улучшить, расходы сократить. Не дождешься! Все только идут и просят чего-то для себя, эгоисты проклятые, будто у начальника других дел нет.
Основная мысль понятна? Первым делом
формулируем просьбу в виде предложения(если сможете в виде рационализаторского предложения - это вообще высший пилотаж). Например:
- предлагаю купить в наш отдел кондиционер,
- предлагаю заменить старый копир.
Конечно, одного этого мало. Такое предложение еще обосновать надо. Чем позже и займемся.
С отпуском так не получится, конечно. Потому что это личная просьба. "Предлагаю предоставить мне отпуск" - хе-хе. Нет, если у вас начальник юморной, то почему бы и не попробовать. В остальных случаях
личные просьбы формулируем в виде обращения или вопроса
Например, закончили говорить про работу с начальником и в конце: "Михаил Степаныч, у меня есть личное обращение/личный вопрос к Вам... Дело в том, что у меня сложилась затруднительная ситуация, и я вынужден к Вам обратиться, хотя это не совсем связано с работой. Может, Вы сможете мне помочь?.."
Не идеальный образчик дипломатии, но "мне нужна ваша помощь" гораздо эффективнее и приятнее, чем "дайте мне", "прошу вас", "у меня к вам просьба". Дальше последуют вопросы о том, что у вас случилось, и рассуждения о том, что может быть, и сможет помочь.
Конечно, вы немного лукавите, когда говорите, что это не совсем связано с работой, вы же собираетесь внеочередной отпуск попросить, а это с работой очень даже связано. Но не это главное. Вы это говорите для того, чтобы немного польстить своему начальнику - ему будет приятно услышать, что он для вас настолько значим, что вы просите его помощи даже по нерабочим вопросам. И эти слова (об отсутствии связи с работой) нужно подбирать именно так, осторожно, иначе после того, как вы расскажете, чего вы хотите, к вам обязательно придерутся по этому поводу. А это уменьшит ваши шансы. Последний же вопрос провоцирует начальника заинтересоваться вашей проблемой - чисто автоматическая реакция. Вопрос не должен звучать чересчур вопросительно, иначе можете нарваться на раздражение ("откуда я знаю, смогу ли я тебе помочь, если я еще не в курсе, о чем речь"), лучше сказать это мягко, с многоточием, как бы дать начальнику прервать вас.
Если вы услышали от него реплику типа "а что случилось?", знайте - полдела у вас уже в руке! После этого он уже не сможет вам отказать. Потому что, во-первых, он уже втянулся в это, во-вторых, какой же псих на прямо поставленный вопрос ответит "нет, не смогу"?! Дальше, если он не захочет вам помочь, он будет просто пытаться урезать то, что вы просите, но вряд ли окончательно и бесповоротно откажет. А чтобы он не сильно урезал или вообще не урезал то, что вы хотите, нужно сделать еще пару правильных шагов. Об этом позже.
Я немного забежала вперед, расписав все так подробно про личные просьбы, ну, да ладно. Просто есть еще один первоочередной шаг - это подготовка. Ведь, прежде чем идти к начальнику, нужно
подготовить обоснование предложенияС обоснованием предложения все достаточно просто. Для этого нужно всего лишь помнить, что самый лучший язык для общения с начальником - язык цифр.
Нас часто отправляли в командировки. И ездить поездом нам совсем не хотелось, а хотелось самолетом. Естественно, первое указание директора было - по всем командировкам только поездом (он думал, это дешевле, и вообще, нечего сотрудников баловать). Мы просто сделали табличку в Excel, в которой показали стоимость командировки с доставкой поездом, а в соседнем столбике - самолетом. Оказалось, что поезда у нас такие дорогие, что с учетом суточных получается почти такая же стоимость, как на самолете. Решающим аргументом в нашу пользу стало то, что в случае передвижения поездом, нас целых 4 дня не будет на работе (потому что это время мы потратим на дорогу), а зарплата нам будет капать! Этим аргументом мы воздействовали на нашего начальника, который очень не любил, чтоб кого-то не было на работе (даже по рабочим вопросам), а зарплата ему капала. Он сам схватил нашу табличку и побежал убеждать директора, что лучше купить нам билеты на самолет:))
Хотите заменить копир - напишите цифры, по которым начальник увидит, что это выгоднее. Например, не поленитесь взять в бухгалтерии точные цифры, во сколько вам обошелся ремонт и заправка картриджей для старого копира за последний год, например. Подыщите хорошую модель копира, которую вы хотите предложить, и покажите, что его стоимость окупится за счет экономии на ремонте и более дешевой заправке. Здесь выявляем еще два важных момента:
не нагружайте начальника работой по выполнению вашей просьбыЭто значит, что вы сами должны до конца проработать ваше предложение. Хотите заменить копир - сами подыщите новую модель, найдите, где она продается, договоритесь с поставщиком о скидке и с этой информацией идите к начальнику. Не надо ходить за ним и ныть "купите нам новый копир". Вы же не думаете, что начальник сам побежит по магазинам искать его? Он и не подумает забивать себе голову выбором копира. Даже если он будет принципиально согласен удовлетворить вашу просьбу, дело не сдвинется с места, пока вы сами об этом не позаботитесь. К тому же у начальников есть такая народная примета - если подчиненный не предпринимает ничего, кроме нытья, значит, не так уж ему и нужно. Улавливаете?
Второй важный момент:
изложите ваше полностью проработанное предложение на бумагеЛучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Поверьте, в случае просьб это работает еще лучше. Начальник и так много всего держит в голове, не надо грузить его еще и вашими проблемами. Письменное предложение гораздо рациональнее, со всех точек зрения. Излагаете ваше предложение с обоснованием на бумаге, подходите к начальнику в подходящий момент, спокойно объясняете суть дела и оставляете ему время для размышления. В конце разговора можете спросить, когда вам дадут ответ. Но делать это надо осторожно. Не надо никого прессовать. Например, спросите: "Скажите, когда мы можем узнать ваше решение по поводу этого предложения?". И вам ответят, допустим: "Я подумаю, напомни мне об этом еще раз к концу недели". Это уже, более-менее, конкретный ответ. Затем, чуть-чуть позже назначенного срока подходите также в подходящий момент и спрашиваете: "Вы просили напомнить вам по поводу решения о нашем предложении, вы уже что-то решили?". Если вы видите сомнения у начальника, можете уточнить у него: "Могу я что-то еще сделать, чтобы как-то поспособствовать вашему положительному решению?". Это очень вежливо, и это не давит. Вы просто предлагаете свою помощь (в оказывании помощи вам). Возможно, ваш начальник попросит вас запросить счета у нескольких поставщиков, чтобы сравнить их предложения. Как видите, все получается по-деловому, по-серьезному. Без нытья, без отговорок, без обид.
С кондиционером все немного сложнее. Вам вряд ли удастся обосновать экономическую выгоду от его приобретения. Зато здесь есть другие приемы. Например:
- если речь идет о помещении, в котором принимают клиентов, вы можете посчитать в течение недели, сколько клиентов ушло, не дождавшись своей очереди, из-за жары;
- если вы работаете в отделе продаж, вы можете договориться с начальником, что при перевыполнении плана продаж на определенную цифру, часть заработанных вами денег будет потрачена на приобретение кондиционера;
- если вы работаете в экономическом отделе, ваше обоснование может содержать данные о том, сколько средств было сэкономлено в этом году, и что часть из них можно потратить на такую роскошь, как кондиционер;
- если вы работаете в отделе, не связанном с потерей клиентов и влиянием на продажи, например, на производственном участке или в бухгалтерии, заманите начальника к себе под предлогом решения нескольких сложных вопросов. Пусть он посидит у вас несколько часов. Это очень действенно! Когда я работала на заводе, в одну цеховую конторку очень просили кондиционер. Три года просили. Безрезультатно. Когда они заманили директора к себе для решения некоего сложного вопроса, директор посидел там с утра и до обеда, а после обеда был подписан счет на оплату кондиционера. Причем, они очень грамотно сделали. Они не закрыли вопрос. Они дали понять директору, что ему еще несколько раз придется посидеть у них вот так. Это стало последней каплей:)
заручитесь поддержкой кого-либо из руководстваМы же со многими на работе общаемся в приятной дружеской манере. Иногда одним из этих многих оказывается кто-нибудь из руководителей. Здесь, главное, субординацию не нарушить. Если вы собираетесь просить что-то у своего непосредственного начальника, не стоит давить на него поддержкой его собственного начальника. Заручитесь поддержкой вашего коллеги, к которому ваш начальник прислушивается. Если вы просите что-то у директора - попробуйте заручиться поддержкой одного из его заместителей.
В общем, это чисто деловой подход, и это работает. Давайте разберемся, как можно обосновать личную просьбу. В случае личной просьбы обязательно
предоставьте начальнику гарантии
(т.е. тоже, своего рода, обоснование просьбы). О каких гарантиях идет речь? Ну, если в общем и целом, то о гарантиях того, что начальник не пожалеет о том, что пошел вам на встречу и протянул руку помощи. Именно так! Конечно, в случае личной просьбы не стоит ничего расписывать. Тут как раз лучше устно переговорить и добиться поддержки. Когда получите согласие, спросите, что вам нужно сделать: написать ли заявление, или к кому-то обратиться (в зависимости от вашей ситуации). Скорей всего, вам ответят: "Да, напиши заявление, я тебе его подпишу, а потом..." И дадут инструкции.
Ваши гарантии должны заключаться в следующем:
- вы сведете к минимуму влияние ваших личных проблем на рабочий процесс (например: "я прошу только неделю неоплачиваемого отпуска, ничего горящего сейчас нет, текущие дела я подбил, отчеты готовы, коллеги готовы меня поддержать, на случай возникновения вопросов по моей части я подготовил им подробные инструкции. Также я буду на связи в любой момент")
- вы - не халявщик (например: "зато, когда вернусь, я смогу в течение недели задерживаться каждый день на 3 ч дополнительно" или "я прошу неоплачиваемый отпуск" или "я понимаю, что я недавно был в отпуске, поэтому гарантирую, что в следующий раз буду претендовать на отпуск не раньше, чем через полтора года"). От вас наверняка не потребуют такого полного самопожертвования, но вы должны показать, что вы не собираетесь брать что-то на халяву.
- вы не собираетесь этим злоупотреблять. Напомните начальнику, что вы не часто отпрашиваетесь по личным нуждам (конечно, это возможно только для тех, для кого это правда), что при необходимости готовы задержаться на работе в личное время или выйти в выходной, но также у вас бывают обстоятельства, когда личные проблемы можно решить только за счет рабочего времени. Обязательно дайте понять начальнику, что вы осознаете, что никто не обязан помогать вам в данном случае, но других вариантов у вас нет, и вы просите просто, по-человечески, помочь.
Кстати, в такой ситуации, действительно, неплохо заручиться поддержкой одного-двух коллег. Чтобы они подтвердили, что готовы в ваше отсутствие заняться вашими вопросами в случае их возникновения, без ущерба для своей работы.
Покажите начальнику, что вы максимально подготовились, и что сами сделали все возможное, все, что только от вас зависело. Помните - спасение утопающего - дело рук самого утопающего? Ну, так вот, и покажите, что вы, как утопающий, предприняли все, что могли. Нормальный человек не пройдет мимо после такого. Если начальнику будет трудно отпустить вас по объективным причинам (например, приедет важная комиссия, и ваше присутствие необходимо), помогите ему помочь вам. Например, договоритесь, что появитесь на работе в определенное время специально, чтобы поработать с комиссией. В общем, найдите вместе выход из ситуации, не переваливайте все на босса.
Я надеюсь, эта статья помогла вам ощутить разницу между выклянчиванием и деловым подходом. Попробуйте. Моя практика показывает, что спокойный деловой подход работает в большинстве случаев, даже с особо деградировавшими личностями. А уж, нормальные люди, и подавно охотно идут на нормальное взаимодействие. С особо деградировавшими можно играть на их же пороках. На жадности играть очень эффективно. Да, и в любом случае, покажите начальнику, что удовлетворение вашей просьбы ему выгодно, материально или морально. Если я о чем забыла написать - жду ваших замечаний в комментариях, догоним задним числом;)
Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».
« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
- |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
